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School District 197 Superintendent Blog
Welcome to my blog! The purpose of the blog is to provide an avenue for communication with parents and community members. I will be sharing our progress in implementing the District Strategic Framework. Periodically I will also post photos and share news of special events that I attend in our schools.

Friday, January 27, 2017

District 197 Facilities / Instalaciones del Distrito 197

District 197 has a total of 10 schools. We have five K-4 schools, two middle schools, one high school, one early learning center, and one center for students age 18-21 with special needs. As a first-ring suburb of St. Paul, we were one of the first to build schools decades ago, which means most of our buildings, with the exception of our middle schools, are relatively aged.  Like any facility, they each need constant care and attention. With 5,000 students in them 170 days a year, plus summer school, plus co-curricular events, and plus community events, a certain amount of wear and tear is a given. If we followed industry standards, based on our total square feet we should be investing $5.8M a year just to maintain our current facilities, not to mention renovation or changing the look, feel, or function of a space. We also have a number of outdoor fields that need upkeep. We simply do not have the financial resources to do all of this. Why is this so?


Unfortunately, the school financing structure in Minnesota, which is governed by the legislature, does not have a good model for funding school facilities.  There are limited annual revenue streams, and most rely solely on levying dollars at the local level.  While the school board has some prerogative in regard to financing facility improvements, the amount falls well short of what is needed for improvements or major renovations.  This makes us and all districts dependent on passing local bond referendums to pay for improvements.

In 2004, the district passed a $56M bond for upgrades that were mostly mechanical or structural in nature. The middle schools, which were built in 1997, were only 10 years old at the time, so improvements were focused at the elementary and high schools. Approximately $25M in upgrades were made to Henry Sibley High School and roughly $4M in upgrades were done at each of the five elementary schools. Upgrades included new ventilation systems at the elementary schools, various site improvements (e.g., parking lots), and some new finishes in the classroom (carpet, cabinets, sinks, etc.).

Now, 13 years later, we are again faced with maintenance that has been deferred.  We are also at a time when we’d like to be able to think differently about space for learning.  It is, after all, the 21st century.  School buildings designed for the 1950s just don’t cut it anymore in an environment enriched by technology and when we are seeking to personalize learning.  In addition, we are keenly aware of the poor condition of some of our fields and the lack of gym space for our co-curricular programs.


Last April we began a major facility study, which started with a preliminary assessment that looked at programming needs as well as the structural condition of our buildings.  A report was presented to the school board meeting on November 21. In that facility assessment report, we learned that we have roughly $95M in deferred maintenance of the physical structures alone.  This figure does not include programming improvements that are needed.  

Costs will exceed our ability to do everything.  But we can do some things. Our goal is to prioritize and develop a long-term facility plan that will enable us to develop our facilities in as cost-effective a way as possible over time.


This will begin with visioning around what we really want and need from our facilities.  Some things are obvious; other things are yet to be defined.  As a parent or community member, you can help by completing a short survey.  The survey will be open through February 28th.  The information collected will be used to help us understand our needs from a user level and ultimately help us prioritize what we value most.


In a few months, the school board will name a facility task force to carry out detailed planning. Planning will occur over the spring and summer and conclude in the fall.  The task force will include representatives from a wide range of stakeholder groups.  Looking out ahead, a bond referendum is likely to occur sometime in 2018.

This is an exciting time for our district. As the process unfolds, we hope you will agree that it is time to make a significant investment in our facilities. In the meantime, watch for information on this topic.      

Sincerely,

Nancy Allen-Mastro
Superintendent

Follow me on Twitter @Supt197


El Distrito 197 tiene un total de 10 escuelas. Tenemos cinco escuelas K-4, dos escuelas intermedias, una escuela secundaria, un centro de aprendizaje temprano y un centro para estudiantes de 18-21 años con necesidades especiales. Como un suburbio periférico de Saint Paul, fuimos uno de los primeros en construir escuelas hace décadas, lo que significa que la mayoría de nuestros edificios, con excepción de nuestras escuelas intermedias, están relativamente anticuados. Al igual que cualquier instalación, cada uno de ellos necesita constante cuidado y atención. Con 5.000 estudiantes en ellos 170 días al año, además de la escuela de verano, además de eventos co-curriculares, y además de eventos comunitarios, una cierta cantidad de desgaste y deterioro es un hecho. Si seguimos los estándares de la industria, basados en nuestros pies cuadrados totales, deberíamos invertir $ 5.8M al año sólo para mantener nuestras actuales instalaciones, por no mencionar la renovación o cambio de apariencia, sensación o función de un espacio. También tenemos una serie de campos al aire libre que necesitan mantenimiento. Simplemente no tenemos los recursos financieros para hacer todo esto. ¿Por qué es esto?

Desafortunadamente, la estructura de financiamiento escolar en Minnesota, que es gobernada por la legislatura, no tiene un buen modelo para financiar instalaciones escolares. Hay flujos de ingresos anuales limitados, y la mayoría dependen únicamente de recaudar dólares a nivel local. Si bien el consejo escolar tiene alguna prerrogativa con respecto a las mejoras en las instalaciones de financiamiento, el monto queda muy por debajo de lo que se necesita para mejoras o renovaciones importantes. Esto nos hace depender, a nosotros y a todos los distritos, de referendos de bonos locales para pagar por mejoras.

En el 2004, el distrito aprobó un bono de $56 millones para actualizaciones que eran en su mayoría de carácter mecánico o estructural. Las escuelas intermedias, que fueron construidas en 1997, tenían solamente 10 años en ese entonces, así que las mejoras fueron centradas en las escuelas primarias y secundarias. Aproximadamente $25 millones en mejoras se hicieron a la Escuela Secundaria Henry Sibley y aproximadamente $4 millones en actualizaciones se hicieron en cada una de las cinco escuelas primarias. Las mejoras incluyeron nuevos sistemas de ventilación en las escuelas primarias, varias mejoras en las localidades (por ejemplo, estacionamientos) y algunos nuevos acabados en el aula (alfombra, gabinetes, fregaderos, etc.).

Ahora, diez años más tarde, nos enfrentamos nuevamente al mantenimiento que ha sido aplazado. También estamos en un momento en el que nos gustaría poder pensar diferente sobre el espacio para el aprendizaje. Es, después de todo, el siglo XXI. Los edificios escolares diseñados para los años 50 simplemente no se ajustan más a un ambiente enriquecido por la tecnología y cuando estamos buscando personalizar el aprendizaje. Además, estamos muy conscientes de la mala condición de algunos de nuestros campos y la falta de espacio de gimnasios para nuestros programas co-curriculares.

El pasado mes de abril comenzamos un importante estudio de instalaciones, que comenzó con una evaluación preliminar que analizó las necesidades de programación, así como la condición estructural de nuestros edificios. Un informe fue presentado a la reunión del consejo escolar el 21 de noviembre. En ese informe de evaluación de las instalaciones, supimos que tenemos aproximadamente $95M en mantenimiento diferido solo de las estructuras físicas. Esta cifra no incluye las mejoras de programación que se necesitan.

Los costos excederían nuestra capacidad para hacer todo. Pero podemos hacer algunas cosas. Nuestro objetivo es priorizar y desarrollar un plan de instalación a largo plazo que nos permita desarrollar nuestras instalaciones de la manera más rentable posible en el tiempo.

Esto comenzará con la visión alrededor de lo que realmente queremos y necesitamos de nuestras instalaciones. Algunas cosas son obvias; Otras cosas todavía están por definirse. Como padre o miembro de la comunidad, puede ayudar completando una breve encuesta. La encuesta estará abierta hasta el 28 de febrero. La información recopilada será utilizada para ayudarnos a entender nuestras necesidades desde un nivel de usuario y finalmente nos ayudará a priorizar lo que más valoramos.

En pocos meses, la junta escolar nombrará un grupo de trabajo para llevar a cabo una planificación detallada. La planificación ocurrirá durante la primavera y el verano y concluirá en el otoño. El grupo de trabajo incluirá representantes de una amplia gama de grupos de interesados. Mirando hacia adelante, un referéndum sobre financiamiento escolar es probable que ocurra en algún momento en 2018.

Este es un momento emocionante para nuestro distrito. A medida que se desarrolla el proceso, esperamos que esté de acuerdo en que es hora de hacer una inversión significativa en nuestras instalaciones. Mientras tanto, espere más información sobre este tema.